System eKRS to dziś podstawowe narzędzie do składania sprawozdań finansowych przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Elektronizacja obowiązków sprawozdawczych miała uprościć procedury, w praktyce jednak wciąż budzi wiele pytań – szczególnie wśród członków zarządów, księgowych i doradców podatkowych.
W artykule wyjaśniam, jak złożyć sprawozdanie finansowe w systemie eKRS krok po kroku, kto jest do tego zobowiązany, jakie dokumenty należy przygotować oraz jak uniknąć najczęstszych błędów formalnych, które mogą skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków lub nałożeniem sankcji.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- kto ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego przez eKRS,
- jakie dokumenty należy dołączyć do zgłoszenia,
- jak podpisać sprawozdanie finansowe elektronicznie,
- jak wygląda procedura zgłoszenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych,
- jakie są terminy i konsekwencje ich przekroczenia,
- jakie błędy najczęściej popełniają spółki i jak ich uniknąć.
Czytaj więcej…
Spis treści
- Czym jest system eKRS i Repozytorium Dokumentów Finansowych
- Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe przez eKRS
- Jakie dokumenty należy przygotować
- Jak podpisać sprawozdanie finansowe
- System eKRS – jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku
- Terminy składania sprawozdań finansowych
- Najczęstsze błędy przy składaniu dokumentów w eKRS
- Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego
- Praktyczne wskazówki dla zarządu i księgowych
Czym jest system eKRS i Repozytorium Dokumentów Finansowych
System eKRS to elektroniczna platforma umożliwiająca składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. W kontekście sprawozdawczości finansowej kluczową rolę odgrywa Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), które funkcjonuje w ramach systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości.
Od kilku lat podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nie składają już sprawozdań finansowych w formie papierowej. Cała procedura odbywa się wyłącznie elektronicznie. Dokumenty trafiają bezpośrednio do RDF, a następnie są automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Elektronizacja procesu miała zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego oraz skrócić czas publikacji dokumentów finansowych. W praktyce oznacza to, że każdy zainteresowany – kontrahent, bank czy inwestor – może pobrać sprawozdanie finansowe spółki z systemu online.
Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe przez eKRS
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego przez system eKRS dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w szczególności:
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółek akcyjnych,
- prostych spółek akcyjnych,
- spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
- niektórych fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą,
- spółdzielni.
Warto podkreślić, że obowiązek ten dotyczy również podmiotów, które w danym roku obrotowym nie prowadziły działalności operacyjnej. W takiej sytuacji należy złożyć sprawozdanie „zerowe” albo odpowiednią uchwałę o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania – w zależności od statusu jednostki.
Za złożenie dokumentów odpowiada kierownik jednostki, czyli w praktyce członkowie zarządu. W przypadku zarządu wieloosobowego odpowiedzialność ma charakter solidarny.
Jakie dokumenty należy przygotować
Przed przystąpieniem do składania dokumentów w systemie eKRS należy skompletować pełen zestaw wymaganych plików.
W typowym przypadku będą to:
- roczne sprawozdanie finansowe (w strukturze logicznej XML, zgodnej z wymogami Ministerstwa Finansów),
- sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane),
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z badania – jeżeli jednostka podlegała obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta.
Kluczowe znaczenie ma poprawny format plików. Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w odpowiedniej strukturze logicznej i podpisane elektronicznie. Uchwały mogą być dołączone w formacie PDF.
Nieprawidłowy format dokumentu to jedna z najczęstszych przyczyn odrzucenia zgłoszenia.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez:
- osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główną księgową lub biuro rachunkowe),
- wszystkich członków zarządu (kierownika jednostki).
Podpis może mieć formę:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- podpisu zaufanego (Profil Zaufany),
- podpisu osobistego (e-dowód).
Brak podpisu choćby jednego członka zarządu może skutkować koniecznością uzupełnienia dokumentacji. W przypadku odmowy podpisu przez członka zarządu wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia wraz z uzasadnieniem.
System eKRS – jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku
Proces składania dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych można podzielić na kilka etapów.
1. Logowanie do systemu
Należy wejść na stronę eKRS i wybrać moduł Repozytorium Dokumentów Finansowych. Logowanie odbywa się za pomocą:
- Profilu Zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- e-dowodu.
System weryfikuje, czy osoba logująca się jest ujawniona w KRS jako członek zarządu lub prokurent.
2. Wybór podmiotu
Po zalogowaniu należy wskazać numer KRS podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie. System automatycznie pobierze dane spółki z rejestru.
3. Dodanie dokumentów finansowych
W kolejnym kroku należy załączyć wymagane pliki. System weryfikuje poprawność struktury XML sprawozdania finansowego.
4. Podpisanie zgłoszenia
Zgłoszenie do RDF również wymaga podpisu elektronicznego osoby składającej dokumenty.
5. Wysłanie dokumentów
Po poprawnym podpisaniu zgłoszenia następuje jego wysłanie do systemu. Użytkownik otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi dowód skutecznego złożenia dokumentów.
Terminy składania sprawozdań finansowych
Terminy są ściśle określone przepisami ustawy o rachunkowości.
Standardowy harmonogram wygląda następująco:
- do 3 miesięcy od dnia bilansowego – sporządzenie sprawozdania finansowego,
- do 6 miesięcy od dnia bilansowego – zatwierdzenie sprawozdania przez właściwy organ,
- w ciągu 15 dni od zatwierdzenia – złożenie dokumentów w eKRS.
Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to zazwyczaj obowiązek złożenia dokumentów do 15 lipca.
Najczęstsze błędy przy składaniu dokumentów w eKRS
Do najczęstszych problemów należą:
- brak podpisu wszystkich członków zarządu,
- załączenie sprawozdania w formacie PDF zamiast XML,
- niezgodność danych z KRS (np. zmiana składu zarządu nieujawniona w rejestrze),
- złożenie dokumentów po terminie,
- brak wymaganych uchwał.
Warto przed wysyłką przeprowadzić wewnętrzną checklistę zgodności dokumentów z wymogami formalnymi.
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego
Brak złożenia sprawozdania finansowego może skutkować:
- wszczęciem postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy,
- nałożeniem grzywny na członków zarządu,
- wpisaniem wzmianki o braku dokumentów w KRS,
- w skrajnych przypadkach – rozwiązaniem spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Z perspektywy biznesowej równie istotne są konsekwencje wizerunkowe – brak aktualnych danych finansowych może obniżyć wiarygodność spółki w oczach kontrahentów i instytucji finansowych.
Praktyczne wskazówki dla zarządu i księgowych
Aby uniknąć problemów przy składaniu dokumentów w systemie eKRS, warto:
- rozpocząć proces przygotowania sprawozdania odpowiednio wcześnie,
- zweryfikować aktualność danych w KRS,
- upewnić się, że wszyscy członkowie zarządu posiadają aktywne narzędzia do podpisu elektronicznego,
- przechowywać UPO jako dowód złożenia dokumentów,
- korzystać z aktualnych struktur logicznych publikowanych przez Ministerstwo Finansów.
System eKRS, mimo że bywa postrzegany jako skomplikowany, przy zachowaniu właściwej organizacji pracy pozwala sprawnie i bezpiecznie wywiązać się z obowiązków sprawozdawczych. Dla przedsiębiorców kluczowe jest zrozumienie, że odpowiedzialność za prawidłowość i terminowość złożenia dokumentów spoczywa bezpośrednio na zarządzie – a nie wyłącznie na biurze rachunkowym.
W realiach rosnącej transparentności rynku terminowe i poprawne złożenie sprawozdania finansowego to nie tylko obowiązek ustawowy, lecz także element budowania wiarygodności biznesowej.