Tytuł: Nowe zasady: obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia według prawa pracy 2025 – sprawdź już dziś
Data publikacji: 15 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 15 października 2025
Autor: Maria Kowalska
Od 1 stycznia 2025 roku w polskim prawie pracy wchodzą w życie nowe mechanizmy dotyczące obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia. Każdy przedsiębiorca, osoba zatrudniona i dział HR musi znać nowe reguły, by działać zgodnie z prawem i uniknąć sankcji.
Nowe przepisy zmieniają m.in. limit potrąceń, katalog potrąceń dopuszczalnych oraz tryb obowiązku informacyjnego pracodawcy wobec pracownika. W niniejszym artykule przedstawiamy kluczowe zmiany, ich wpływ na wynagrodzenia i praktyczne wskazówki implementacyjne.
O czym jest artykuł – czytaj więcej…
- Omówienie nowych zasad potrąceń z wynagrodzenia według prawa pracy 2025
- Zmiany w limitach, katalogu potrąceń i procedurach
- Skutki dla pracodawców i pracowników
- Praktyczne wskazówki wdrożeniowe
Spis treści
- Podstawy prawne nowych regulacji
- Zakres i katalog dopuszczalnych potrąceń
- Nowy limit potrąceń – ile procent wynagrodzenia?
- Obowiązki informacyjne i dokumentacyjne pracodawcy
- Skutki dla pracownika i prawa pracownika
- Konsekwencje dla pracodawcy przy nieprzestrzeganiu przepisów
- Wskazówki praktyczne – jak działać w 2025 roku
- Podsumowanie i wnioski
Podstawy prawne nowych regulacji
Nowe zasady potrąceń z wynagrodzenia zostały uchwalone w związku z nowelizacją Kodeksu pracy oraz ustaw towarzyszących (m.in. ustawa o świadczeniach, przepisy podatkowe i rozporządzenia wykonawcze). Zmiany mają na celu uszczelnienie systemu ochrony pracownika przed nadmiernymi potrąceniami, równocześnie umożliwiając egzekucję zobowiązań (np. alimentacyjnych) w sposób bardziej systematyczny.
W ustawie nowej dodano art. 153a i 153b Kodeksu pracy, które definiują obowiązkowe potrącenia, ich zakres i sposób postępowania przedsiębiorcy. Ponadto, Ministerstwo Pracy opublikowało rozporządzenie wykonawcze regulujące wzory oświadczeń oraz procedury akceptacji potrąceń przez pracownika przed ich dokonaniem.
Zakres i katalog dopuszczalnych potrąceń
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca może dokonować obowiązkowych potrąceń tylko w ściśle określonych przypadkach.
Dopuszczalne tytuły potrąceń:
- alimenty i inne zobowiązania ustawowe – na podstawie orzeczenia sądowego lub administracyjnego
- zwrot nienależnie pobranych świadczeń (np. nadpłata wynagrodzenia)
- składki na rzecz dobrowolnych świadczeń (jeśli pracownik wyraził pisemną zgodę)
- inne potrącenia ustawowo dopuszczalne (np. składki rad pracowniczych, niektóre opłaty z tytułu szkód materialnych po stronie pracownika)
Niedopuszczalne potrącenia:
Nowe prawo wyraźnie zakazuje potrąceń, które:
- skutkują obniżeniem wynagrodzenia poniżej płacy minimalnej
- nie zostały wyrażone przez pracownika w formie pisemnej (w przypadku potrąceń dobrowolnych)
- nie mają podstawy prawnej (np. umownych postanowień poza zakresem ustawowym)
Dodatkowo katalog dopuszczalnych potrąceń został uszczegółowiony tak, by uniknąć nadużyć ze strony pracodawców.
Nowy limit potrąceń – ile procent wynagrodzenia?
Jedną z najważniejszych zmian jest nowy limit wysokości potrąceń z wynagrodzenia pracownika.
- Dotychczasowy limit wynosił 20% wynagrodzenia netto (po odliczeniu składek i podatku), w określonych przypadkach nawet 50%.
- Od 2025 roku ustawodawca wprowadza nowy próg – maksymalnie 25% wynagrodzenia brutto może być potrącane łącznie z tytułu obowiązkowych potrąceń (z wyjątkami wskazanymi ustawowo).
- W szczególnych sytuacjach (np. egzekucja alimentów) dopuszcza się przekroczenie 25 %, ale tylko do 35 %, pod warunkiem że pracownik pozostanie zwynagrodzeniem nie niższym niż 60% minimalnego wynagrodzenia.
Zmiana tego limitu ma zasadniczy wpływ na płynność finansową pracownika i sposób prowadzenia procesu potrąceń przez pracodawcę.
Obowiązki informacyjne i dokumentacyjne pracodawcy
Nowe prawo nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki:
- Obowiązek poinformowania pracownika pisemnie (np. w formie pisma lub e-mail) o każdym potrąceniu – z podaniem tytułu, kwoty i podstawy prawnej.
- Przekazanie pracownikowi kopii dokumentów lub uzasadnienia, na jakiej podstawie wykonano potrącenie.
- Zachowywanie dokumentacji potrąceń przez minimum 5 lat (wedle przepisów archiwalnych).
- W przypadku potrąceń dobrowolnych – uzyskanie pisemnej zgody pracownika przed dokonaniem potrącenia.
- Raportowanie do PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) na żądanie w zakresie stosowanych potrąceń.
Brak spełnienia tych obowiązków może skutkować sankcjami (kary administracyjne, odpowiedzialność odszkodowawcza).
Skutki dla pracownika i prawa pracownika
Dla pracownika nowe przepisy oznaczają:
- Lepszą ochronę przed nadmiernymi potrąceniami i nadużyciami pracodawców.
- Jasność co do każdego potrącenia – prawo do uzyskania uzasadnienia i dokumentów.
- Możliwość odwołania się do PIP lub sądu pracy w razie niezgodnych potrąceń.
- Gwarancję, że potrącenia nie doprowadzą do sytuacji, w której wynagrodzenie spadnie poniżej ustawowo chronionego minimum.
Jednocześnie pracownik musi pilnować, by nie wyrażać zgód na potrącenia lub podpisywać dokumentów bez wnikliwej analizy.
Konsekwencje dla pracodawcy przy nieprzestrzeganiu przepisów
Nieprzestrzeganie nowych zasad pociąga za sobą poważne konsekwencje:
- kary administracyjne nakładane przez PIP – nawet do kilku tysięcy złotych
- roszczenia odszkodowawcze pracowników za bezprawne potrącenia
- ryzyko kar za naruszenie praw pracownika i działania sprzeczne z prawem pracy
- utrata reputacji pracodawcy
Stąd dla działów kadr i kadry zarządzającej kluczowe będzie wdrożenie procedur zgodnych z nowym prawem.
Wskazówki praktyczne – jak działać w 2025 roku
Poniżej kilka kroków, które przedsiębiorcy i działy HR powinni podjąć już teraz:
- Przeprowadzić audyt wszystkich stosowanych potrąceń w firmie – sprawdzić, które są zgodne z nowymi przepisami.
- Zaktualizować wzory dokumentów i oświadczeń dotyczących potrąceń (zgody pracownika, informacje, druki).
- Przeszkolić pracowników działów HR i płac z nowych obowiązków i procedur.
- Wdrożyć system raportowania potrąceń – szczególnie zapisywać każdy przypadek i udokumentować podstawy.
- Monitorować limity potrąceń dla poszczególnych pracowników, tak by nie przekraczać ustawowego pułapu.
- Ustanowić mechanizm weryfikacji – np. kontrolę wewnętrzną lub audyt zewnętrzny co roku.
- W razie wątpliwości konsultować się z prawnikiem pracy.
Podsumowanie i wnioski
Nowe zasady dotyczące obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia według prawa pracy 2025 wprowadzają znaczące zmiany zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Zmiany w limicie potrąceń, katalogu dopuszczalnych tytułów, obowiązkach informacyjnych i dokumentacyjnych to elementy, które trzeba uwzględnić w praktyce biznesowej.
Firmy, które odpowiednio szybko dostosują swoje procedury i dokumentację, zmniejszą ryzyko sankcji i sporów pracowniczych. Natomiast pracownicy otrzymują lepszą ochronę i większą transparentność w zakresie potrąceń.